Mittels Personas und den 5 Rings of Buying Insights wesentliche Fragestellungen in der Vorbereitung von Präsentationen und Vorträgen strukturieren und Klarheit bei ihrer Erstellung schaffen.
Den „Knoten im Kopf“ lösen
Ein neuer Kundenauftrag liegt auf dem Tisch. Die ersten Ideen wurden im Team ausgearbeitet, diskutiert und priorisiert. Als Nächstes gilt es das Slidedeck für den Präsentationstermin aufzubauen. Hoch motiviert öffnest du Powerpoint. Diese Präsentation soll den Kunden „vom Hocker hauen“.
Aber was dann? Zu Beginn schießen viele unterschiedliche Fragestellungen durch deinen Kopf. Wer sitzt mir gegenüber? Was bewegt sie? Wie sind ihre Erwartungshaltungen? Eine klare Struktur und Vorgehensweise bei der Erarbeitung der eigenen Präsentation hilft „den Knoten im Kopf“ zu lösen. Dabei unterstützen Methodiken aus der Strategie oder dem Design Thinking sowohl die Entwicklung deiner „guden“ Idee als auch den späteren Pitch.
Jede erfolgreiche Präsentation orientierten sich am Publikum. Deine Zuhörer müssen dort „abgeholt“ werden, wo sie stehen. Ihre Zielsetzungen, Erwartungshaltung und Kenntnisstände geben den Inhalt, den Ablauf als auch die Form vor. Personas als einfaches Zielgruppenwerkzeug strukturieren die wesentlichen Fragestellungen in deinem Kopf und schaffen Klarheit bei der Erstellung deiner Präsentation.
Personas als Strukturwerkzeug
Personas werden beispielsweise im Marketing oder im Vertrieb, aber auch im UX-Bereich genutzt, um Ideen, Konzepte oder Produkte auf Zielgruppenbedürfnisse und -vorlieben abzustimmen. Sie dienen als Tool in der Planungs- bzw. Designphase, um einzelne Charakteristika von Zielgruppen zu durchleuchten und sich diese vor Auge zu führen.
Beispielsweise bilden Marketer im Vorfeld einer Kommunikationskampagne diese idealtypischen Vertreter bestimmter Zielgruppensegmente. Dabei haben die Personas stets einen Name und ein Gesicht sowie konkrete Verhaltensweisen und Erwartungshaltungen. Personas lösen somit den notwendigen Perspektivwechsel aus, so dass die eigenen Zielgruppen, die eigenen Kunden oder auch die zukünftigen Zuhörer besser verstanden und Inhalte auf sie abgestimmt werden.
Klassische Fragestellungen der Personaentwicklung drehen sich um soziodemographische Aspekte. Wie alt bin ich? Männlich oder weiblich? Welchen Beruf gehe ich nach? Spannend wird es aber, wenn Personas ein Muster vorgeben zur erfolgsführenden Ausarbeitung der eigenen Pitchpräsentation.
5 Rings of Buying Insights
Die „5 Rings of Buying Insight“ des Buyer Persona Instituts liefern dieses wertvolle Muster zum strukturierten Hinterfragen von Einflüssen auf Entscheidungen und Wahrnehmungen von Zielgruppen oder eben auch Zuhörern. Die fünf Ringe solltest du in Vorbereitung deiner Präsentation oder deines Vortrags anwenden, um Inhalte, Darstellungsweisen und Argumentationsketten auf deine Zuhörer abzustimmen. Neben der Betrachtung von Auslösern, Erfolgsfaktoren und Barrieren werden Entscheidungseinflüsse und -kriterien detailliert beleuchtet.
Ring 1: Investitionsauslöser
Ein Investitionsauslöser beschreibt, warum ein Zuhörer Zeit und Ressourcen in deinen Vortrag oder deine Präsentation investiert. Dabei steht im Vordergrund nicht der Vortrag selbst, sondern die Antwort auf Probleme und Herausforderungen, die er/sie erhofft zu erhalten. Untersuche die Veränderungen in der Umwelt deines Zuhörers, die eine Suche nach Antworten ausgelöst hat. Knackst du dies, bist du im Besitz eines starken Hebels, um Aufmerksamkeiten einzufangen und zu halten.
Was bringt meinen Zuhörer dazu nach einer Lösung eines bestimmten Typus Ausschau zu halten?
Welche Ziele verfolgt mein Zuhörer bezogen auf das Thema?
Welche Motivation steckt hinter dem Besuch meines Zuhörers?
Ring 2: Erfolgsfaktoren
Wie wird deine Präsentation vom Slidedeck zum echten Pitchdeck? Skizziere die Erfolgsfaktoren deiner Präsentation aus Sicht deines Zuhörers. Das heißt die Aspekte, die sich dein Zuhörer durch deinen Vortrag verspricht: gebotene Informationsart und -tiefe, eingesetzte Visuals sowie unterstützende Medien. Umschreibe die ideale Präsentation aus Sicht deines Zuhörers und arbeite darauf hin. Gestalte deinen Vortrag entsprechend der Zuhörertypen in deinem Auditorium.
Welche Erwartungen hat dein Zuhörer an deinen Vortrag?
Welches Vorwissen bringen er/sie mit?
Sitzt ein fachlich homogenes oder heterogenes Publikum vor dir?
Sind die Zuhörer an konkreten Fakten und Statistiken interessiert oder erwarten Sie einen visuellen Überblick
Ring 3: Barrieren
Warum schenken dir deine Zuhörer nicht ihre volle Aufmerksamkeit? Welche Barrieren verhindern eine Zustimmung zu deinen Aussagen? Es gilt mögliche Hindernisse im Vorfeld zu identifizieren, zu erkunden und proaktiv anzugehen. Unter dem dritten Ring antizipierst du alle möglichen negative Erfahrungen, die während deiner Präsentation zu Tage kommen könnten. Hinterfrage kritisch das Umfeld, deine Vortragswiese als auch möglichen Gruppendynamiken.
Gibt es Stolpersteine in deiner Präsentation, die das Verständnis erschweren?
Mit welchen Einwänden oder Kritik musst du rechnen?
Gibt es bestimmte Vorgaben, die einzuhalten sind?
Kommen deine Zuhörer freiwillig oder wurden sie geschickt?
Ring 4: Entscheidungseinflüsse
Finde ich deine Präsentation gut oder schlecht? Im vierten Ring wird die eigentliche Entscheidungsfindung unter die Lupe genommen. Prinzipiell ist jeder deiner Zuhörer wichtig. Aber es kann sich lohnen einzelne Ansprechpartner bzw. Meinungsführer im Fokus der Gestaltung deines Vortrages zu setzen. Beleuchte wie Entscheider Teile deines Vortrags evaluieren, wann deine Idee den höchsten „Impact“ hat und schließlich wie deine Zuhörer ihre endgültige Wahl treffen.
Wer entscheidet über Erfolg oder Misserfolg deiner Präsentation?
Wie gestalten sich Gruppendynamiken deines Auditoriums?
Welchen Quellen vertrauen deine Zuhörer am meisten?
Wie kannst du ihre Entscheidung beeinflusst?
Ring 5: Entscheidungskriterien
Was sind die wichtigsten Fragen deine Zuhörer auf die du eine Antworten liefern solltest, damit deine Präsentation als Erfolg gewertet wird? Die Entscheidungskriterien beschreiben die individuellen Evaluationskriterien deiner Zuhörer, auf die du in deinem Vortrag eingehen solltest. Auch hier lohnt es sich die Meinungsführer deines Auditoriums zu identifizieren, da sie schlussendlich über den Erfolg oder Misserfolg deines Vortrags entscheiden.
Welche Merkmale des Themas sind deinem Zuhörer wichtig?
Welche Nutzen erwarten meine Zuhörer durch den Vortrag?
Wer zählt zu den Meinungsführer?
Welche Antworten musst du liefern, damit deine Präsentation aus Sicht deiner Zuhörer ein Erfolg ist?
Zuhörer dort „abholen“, wo sie stehen
Mittels Personas und insbesondere der 5 Rings of Buying Insights kannst du Vorträge und Präsentationen auf Kenntnisstände, Erwartungshaltungen als auch Vorlieben deiner Zuhörer abstimmen. Diese Methodiken aus dem Marketing helfen dir, dass deine „gude“ Idee bei deinem Gegenüber ankommt, verstanden wird und Begeisterung auslöst. Mit dem richtigen Rüstzeug löst du den „Knoten“ in deinem Kopf und stellst sicher, dass die Präsentation deiner Idee - egal ob vorm Kunden, Chef oder Team - zum erfolgreichen Pitchdeck wird.